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Import COKIBA

Para qué sirve

Si facturás a obras sociales a través de COKIBA (Colegio de Kinesiólogos de la PBA), el Colegio te paga dos veces por mes el neto de lo presentado. Este import toma los dos archivos que el portal del Colegio te da y hace el trabajo pesado:

  • Crea o actualiza las autorizaciones de cada módulo, vinculadas a tus pacientes.
  • Crea las liquidaciones de cada pago, con el detalle por módulo y el monto exacto.
  • Deja el neto en caja al confirmar la conciliación.

Subís dos archivos: el Excel de Gestión de Autorización (quiénes: pacientes, módulos, sesiones) y el recibo de honorarios en PDF (cuánto: lo que el Colegio te depositó).

Dónde está

Menú lateral, Finanzas, Cobranza OS, botón Import COKIBA. Solo para owner y admin.

Paso 1: Descargar el Excel de autorizaciones

  1. Entrá a enlinea.cokiba.org.ar y abrí la aplicación Gestión de Autorización.
  2. Arriba están los filtros (Estado, Obra Social, Mes). Te conviene hacer dos descargas:
    • Con Estado "Integrada": todo lo presentado al Colegio (es tu histórico; pueden ser cientos de filas, está bien).
    • Con Estado "Borrador": los módulos en curso, con su vencimiento (el sistema te puede avisar cuáles están por vencer).
  3. Bajá hasta el pie de la lista y tocá "DESCARGAR EXCEL".
  4. Subí cada archivo en la primera tarjeta, "Excel de Gestión de Autorización", tal cual se descargó (sin editarlo).

Podés re-importar cuantas veces quieras: no duplica nada: actualiza estados, remitos y fechas de pago de lo que ya estaba.

Paso 2: Resolver lo pendiente (solo la primera vez)

Después del primer import el sistema te va a pedir dos cosas, una sola vez:

  • Vincular las obras sociales del portal con las tuyas: COKIBA usa sus propios nombres (puede haber dos "SANCOR" distintos). Elegís la equivalencia y queda recordada para siempre.
  • Resolver pacientes sin match: si el n° de afiliado ya está cargado en el paciente, el match es automático. Si no, te sugiere candidatos por nombre (un click) o te deja crear el paciente con los datos del Excel precargados (solo te pide el DNI).

Con eso, las autorizaciones se siembran solas. En los próximos imports casi todo entra automático.

Paso 3: Descargar el recibo de honorarios (PDF)

  1. Entrá a autogestion.cokiba.org.ar, Obras Sociales, Honorarios.
  2. Vas a ver la tabla de recibos: una fila por cada pago (fecha de pago, n° de recibo, bruto, neto).
  3. En la fila del pago, tocá "Imprimir": eso descarga el PDF (ReciboHonorariosDD-MM-YYYY.pdf).
  4. Subí cada recibo en la segunda tarjeta, "Recibo de honorarios (PDF)". Es un PDF por pago: si te atrasaste, descargá y subí todos los que falten. Re-importar el mismo no duplica.

El sistema crea una liquidación por cada renglón del recibo (obra social + período), reparte el bruto entre los módulos pagados, prorratea los descuentos del Colegio (contribución, subsidio, comisión, etc.) y calcula el neto.

Paso 4: Conciliar

En Finanzas, Cobranza OS, Liquidaciones recibidas vas a ver las liquidaciones creadas. Entrás, revisás el detalle y tocás "Confirmar conciliación": el neto entra a Caja como ingreso de obra social con la fecha de pago real.

Casos comunes

  • Cobré la quincena: descargás el recibo nuevo (y el Excel si querés refrescar estados), subís los archivos y confirmás la liquidación. El neto queda en caja. Dos minutos.
  • Una obra social del recibo quedó "sin vincular": el import te avisa cuáles. Vinculá el alias en la pantalla de Import COKIBA y volvé a subir el mismo PDF. Entra lo que faltaba.
  • Una liquidación dice "diferencia a revisar": el monto del recibo no se reparte de forma pareja entre los módulos (suele ser un cambio de arancel a mitad del período). El sistema nunca reparte a ciegas: revisala contra el portal antes de confirmar.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que editar o convertir los archivos? No. Subilos tal cual los descarga el portal (el Excel en formato .xlsx y el recibo en PDF).

¿Qué pasa con las obras sociales "de papel" (OSSEG, IOSFA, etc.)? Aparecen en el recibo con su monto pero no tienen detalle por afiliado en el Excel. El sistema crea la liquidación igual, marcada como "circuito papel", y se concilia por el monto global.

¿Y los módulos que todavía no se pagaron? Quedan registrados como presentados (con su remito y mes). Cuando el Colegio los pague, el próximo recibo + re-import del Excel los completa.

¿Cada cuánto conviene importar? Después de cada pago del Colegio (mediados y fin de mes). El Excel de borradores, cuando quieras ver vencimientos al día.